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Travailler à domicile? Voici 10 outils essentiels pour garder votre équipe connectée tout en travaillant à distance.

Même avant que le virus corona ne perturbe la planète, le travail à distance est passé de cette rare occasion d’arrangements à une composante standard de la semaine de travail pour de nombreuses personnes.

Les entreprises, grandes et petites, continuent à adopter le télétravail – même les startups sont d’accord avec cela.

Le travail à distance étant la nouvelle tendance, la collaboration est également considérée comme la nouvelle norme. On ne s’attend plus à ce que les employés travaillent de manière indépendante.

Au lieu de cela, travailler ensemble est plus bénéfique. Si la collaboration signifie une efficacité améliorée et une productivité accrue, vous avez toujours besoin de bons outils pour travailler ensemble avec succès.

Plus particulièrement, en cette période sans précédent où le travail à distance est une première pour certaines entreprises qui n’ont pas encore adopté cette politique, des défis peuvent rapidement surgir.

Odoo propose plusieurs applications pour aider votre équipe à rester connectée lors de la transition vers le télé-travail. De l’instance, à la messagerie, aux trackers de tâches et de productivité, des chats Web du service client à la messagerie texte SMS, Odoo offre l’ensemble des ces fonctionnalités.

Communication en temps réel / messagerie instantanée
La communication au sein de l’équipe peut être le plus grand défi lorsque vos employés sont distants.

Boîte de réception Odoo
Odoo Inbox peut être personnalisé autant ou aussi peu que vous le souhaitez.

Il permet une communication transparente entre les membres de l’équipe, les départements et / ou l’ensemble de l’entreprise.

Différents canaux de discussion permettent aux gens de discuter de leur travail, de réfléchir à des idées et de rester connectés tout au long de la journée de travail. Il permet d’envoyer des messages directs (DM) et des fichiers à une seule personne ou à un groupe d’employés, y compris la possibilité d’organiser des conversations sur différents canaux.

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De nouveaux canaux peuvent être créés pour différentes équipes, projets ou tout autre élément pertinent pour votre entreprise. Dans chaque canal, les membres peuvent s’identifier, partager des documents et communiquer via des appels vocaux. En plus de cela, le bot intégré vous avertira si vous avez manqué des messages importants.

Chat en direct Odoo
Odoo Live Chat s’intègre à votre site Web Odoo pour permettre à votre équipe de discuter avec vos clients en temps réel et de répondre aux questions, de planifier des rendez-vous et de vendre vos produits ou services dans des conversations.

Le widget Odoo peut être personnalisé pour inclure une salutation d’avatar et placer un «message d’absence» pour toutes les requêtes qui arrivent après les heures normales de bureau. C’est une excellente touche personnelle à ajouter à votre «bureau en ligne» et à votre boutique en ligne.

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SMS Odoo
Aujourd’hui, les entreprises utilisent un large éventail de méthodes pour interagir avec les clients. Du système de téléphonie VoIP aux e-mails personnalisés, la plupart des marques visent à créer une expérience omnicanale qui sert au mieux leurs consommateurs. C’est pourquoi les services de courrier électronique, de messagerie, de SMS ou de messagerie instantanée sont devenus une forme de communication très efficace; un canal que de nombreuses équipes du service client commencent à adopter.

Odoo Voip fournit vraiment une communication bidirectionnelle, ce qui signifie que vos clients peuvent répondre à n’importe quel message que vous envoyez et que vous pourrez y répondre directement.

Gestion de projet
Travailler à distance nécessite un outil de gestion de projet de premier ordre, car vos employés ont probablement plusieurs projets en cours à réaliser.

Avec plusieurs projets en cours, vous aurez besoin d’une forme de communication claire pour garder les détails organisés pour vos employés. Odoo Project Management est le bon outil pour cela si vous ne l’avez pas déjà, le moment est venu de le configurer. Il vous permet de planifier, suivre et collaborer sur des projets d’une manière visuellement simple. Vous pouvez surveiller les tâches, les discussions, les documents, la planification, les jalons, la collaboration, etc., dans un tableau de bord convivial.

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La simplicité de la fonctionnalité glisser-déposer est particulièrement utile pour les projets et la gestion générale du flux de travail entre les équipes. Il s’intègre à Google Drive, Outlook et Google Calendar, vous pouvez donc l’utiliser comme point focal central pour que les équipes travaillent ensemble. Il est très flexible et vous permet d’utiliser des tableaux, des listes et des cartes pour cartographier vos projets.

Les tâches sont faciles à attribuer et à décomposer car les mises à jour de statut et l’avancement du projet sont disponibles en un coup d’œil. Une fois que vous avez créé un nouveau tableau pour vos projets, vous pouvez ajouter tous les membres de l’équipe concernés au tableau. À partir de là, vous pouvez créer des tâches, les attribuer à d’autres membres de l’équipe et partager des documents, le tout dans votre tableau de bord Odoo.

De plus, les propriétaires d’entreprise peuvent également rester au courant de tous les projets en cours au sein de l’entreprise; vous pouvez toujours voir la situation dans son ensemble, ce qui est en cours, ce qui s’en vient et qui est en charge de quoi. En plus de cela, les chefs de projet peuvent facilement déléguer le travail, fixer des délais, réviser et évaluer ce qu’il reste à faire.

Enfin, pour les employés distants, l’application Odoo Project Management comprend tous les outils nécessaires pour éviter de manquer les délais.

Odoo HR
La gestion des ressources humaines est un travail difficile. Cela comprend la gestion des congés, la négociation des salaires, la réservation de réunions dans différents fuseaux horaires et la gestion des conflits; avec beaucoup de choses, il y a plus de chances que les choses passent entre les mailles du filet.

Odoo HR est une solution de gestion des employés avec des fonctionnalités de communication d’équipe intégrées. Non seulement il vous offre un moyen de contacter vos employés, mais il suit également les aspects quotidiens de leur gestion. Avec Odoo HR, vous pouvez suivre les heures de travail de vos employés, gérer la planification et communiquer efficacement avec eux dans les discussions d’équipe. L’application est facile à personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise.

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Profils d’employés
Pour que la communication d’entreprise reste forte et connectée, il est essentiel de s’assurer que vos employés se connaissent. Qu’une entreprise soit grande ou petite, des défis peuvent survenir si un membre ne sait pas qui ou ce que font les autres employés. Cela dit, les employés doivent savoir dans quel département travaillent leurs collègues pour améliorer la communication sur des sujets spécifiques ou poser des questions particulières à la bonne personne.

Avec l’application Employés, les profils des employés fournissent un contexte sur chaque personne au sein de votre organisation. Les membres peuvent lire sur des personnes spécifiques, comprendre leurs rôles, leurs intérêts et à qui ils relèvent. De plus, les profils mettent un nom sur un visage, ce qui permet de savoir plus facilement qui est qui au sein de l’entreprise.

La gestion des tâches
La gestion des tâches et la collaboration peuvent être extrêmement difficiles tout en travaillant à distance avec diverses équipes. Si vous ne disposez pas d’un outil de gestion des tâches efficace, les performances globales de l’entreprise ne seront pas aussi réussies que possible. Un outil de gestion des tâches combinant des fonctionnalités de communication stables et des capacités de suivi des affectations transformera la façon dont les employés accomplissent l’aspect le plus vital de votre entreprise: leur travail. Sans un système de gestion de projet fiable en place, les projets peuvent être déroutants, ce qui peut entraîner une perte de temps pour les membres de l’équipe essayant de comprendre ce qu’ils devraient faire. Ces problèmes s’aggravent encore lorsque la direction ne dispose pas d’un moyen direct de suivre les progrès, les détachant ainsi de la situation.

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La gestion des tâches d’Odoo Project est l’un des outils de communication d’entreprise les plus efficaces par rapport aux autres. Cet outil est simplifié de l’exécution à l’achèvement de chaque tâche car il aide les employés et les administrateurs à atteindre leurs objectifs avec le plus de succès possible et en temps opportun. Les responsables peuvent directement attribuer des tâches aux membres de l’équipe et suivre leur progression. Ils peuvent également définir des dates d’échéance et des paramètres de priorité, qui apparaissent dans une liste organisée pour toutes les personnes impliquées. Avec des outils de communication intégrés, la gestion des tâches Odoo aide les employés à savoir qui délègue une mission, quand elle est due, et le niveau d’importance pour planifier les projets en conséquence.

Rendez-vous
Les meilleures réunions ont lieu lorsque les gens s’y préparent. Créer un moyen de planifier efficacement vos réunions peut vous donner plus de temps pour vous préparer à la réunion proprement dite. Cela dit, on peut penser que la planification des réunions est un processus facile, mais cela peut prendre beaucoup de temps lors du choix d’une heure et d’une date pour votre réunion. De plus, ce processus implique généralement une chaîne de courrier électronique inutilement longue. Les planificateurs de rendez-vous aident à rendre le processus rapide et facile. Ils vous permettent d’interroger vos collègues et amis sur la meilleure date et heure pour la réunion à planifier. Il fait connaître votre disponibilité aux autres et vous permet de ne pas réserver en double un créneau horaire. L’application Rendez-vous se connecte à votre calendrier en ligne, qui est entièrement intégré à votre calendrier Google et Outlook, ce qui facilite la planification de réunions.

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Parmi tout le reste, l’application vous offre la possibilité d’envoyer des invitations aux personnes que vous devez rencontrer, vous permettant de voir quel jour et quelle heure fonctionnent le mieux pour elles également. Il synchronise tous les rendez-vous confirmés avec votre calendrier et crée un événement sur les calendriers de vos invités. Bien que cela fonctionne bien pour planifier des réunions avec des individus ou des membres d’une équipe au sein d’une organisation, il est également idéal pour se connecter avec des clients externes, des clients et des collègues.

Gestion de réunion
Des réunions mal planifiées ou inutiles gaspillent le temps précieux de votre ressource la plus importante: les membres de votre équipe. Les mauvaises réunions ralentissent les processus, créent de la confusion et engendrent un manque de confiance en l’organisateur. Cela ne signifie pas nécessairement que vous devez passer tout votre temps à planifier les réunions parfaites; au lieu de cela, laissez la technologie vous aider. Avec Odoo, vous pouvez consacrer l’essentiel du travail à la planification des réunions sur le pilote automatique et vous concentrer sur d’autres choses qui comptent, la technologie s’occupe du reste.

Créer automatiquement des réunions à partir d’événements dans vos autres applications
Avec une automatisation simple, vous pouvez générer de nouvelles réunions à partir d’actions dans vos autres outils de planification et d’organisation. Vous ne vous retrouverez jamais à planifier des réunions inutiles.

Recevez un rappel avant le début de votre réunion
Le bon outil de planification de réunions vous aide à intégrer rapidement et efficacement les réunions à votre calendrier, ce qui vous aide à rester productif. Mais vous ne devez pas vous arrêter là. Une autre façon de rester productif consiste à recevoir automatiquement des notifications avant qu’une réunion ne se produise dans l’application ou l’appareil qui vous convient le mieux.

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Non seulement vous pouvez recevoir des rappels dans vos calendriers Google et Outlook ou par e-mail, mais vous pouvez également recevoir des notifications par SMS aussi longtemps à l’avance que vous le souhaitez avant le début des événements de votre calendrier Google. Tout ce que vous pouvez faire pour rendre votre routine de planification de réunions plus efficace est une victoire pour tout le monde car cela vous permet de vous concentrer sur la préparation de la réunion au lieu de trouver le bon moment pour celle-ci.

Partager et collaborer sur de nouvelles notes
Les points à retenir et les mesures à prendre sont le résultat le plus important de la plupart des réunions. Il est important de ne pas oublier de les partager avec votre équipe. Cela dit, vous pouvez automatiser ce processus pour ne plus jamais avoir à y penser.

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Envoyez les procès-verbaux des réunions aux bonnes personnes
Prendre des notes et les envoyer aux bonnes personnes peut prendre du temps, ce qui donne l’impression de perdre du temps. Ne laissez pas cela vous faire perdre votre temps. Après avoir pris des notes lors de votre réunion, Odoo peut les envoyer à votre équipe (et à votre superviseur) pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.

Publicité par e-mail
Le marketing par e-mail est un excellent moyen de rester en contact avec vos clients. Les modèles faciles à personnaliser peuvent vous aider à créer une newsletter attrayante avec des informations pertinentes, des mises à jour commerciales et un contenu divertissant. Le courrier électronique est également l’un des meilleurs moyens de contacter quelqu’un. Le marketing par e-mail est 40 fois plus efficace pour atteindre votre consommateur cible que Twitter ou Facebook. Pendant que votre boutique est fermée, utilisez votre newsletter pour partager du contenu qui divertit les gens ou les maintient en contact avec votre marque. Le marketing par courriel est équipé pour vous aider à créer quelque chose qui génère un taux d’ouverture élevé.

Marketing social
Que vous gériez les médias sociaux pour votre entreprise ou que vous essayiez de créer une marque personnelle, la gestion de toutes les plateformes de médias sociaux peut être une énorme responsabilité. Vous êtes peut-être en train de créer une page Facebook, d’essayer d’améliorer votre profil LinkedIn ou d’attendre des mentions d’entreprise sur Twitter. D’un autre côté, de nombreux clients ont automatiquement recours aux réseaux sociaux pour rester en contact avec les entreprises. Vos pages Twitter, Facebook et LinkedIn sont l’endroit par défaut où elles iront pour savoir si vous ouvrez, vendez ou acceptez des retours.

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A team working remotely is likely to have a pretty varied schedule. To ensure that social marketing doesn’t get left behind and your content marketing stays on track, you can use Social Marketing to schedule posts in advance, so they always publish at just the right time. With Social Marketing, your team can simultaneously respond to comments, direct messages, and posts that your company has been tagged on to keep up with any questions and concerns. Social Marketing allows you to:

Share New Content

One of the best ways to build a stable community on any social network is to share content that your followers will find interesting.

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Contenus croisés et syndiqués
Vous avez écrit un excellent article. Il est maintenant temps de s’assurer que votre public le voit quelle que soit la plate-forme qu’il utilise. Il est fastidieux de partager du contenu sur plusieurs plates-formes, mais avec le marketing social, vous pouvez automatiquement publier du contenu entre tous vos comptes de médias sociaux.

Surveillez votre marque en ligne
Le suivi de vos mentions de marque en ligne peut être fastidieux tout en travaillant avec plusieurs outils, en parcourant des pages et des pages de liens pour trouver des mentions de marque légitimes. Le marketing social peut vous aider à surveiller automatiquement les réseaux sociaux.

NOTES Odoo
Que vous soyez en réunion ou en recherche, la prise de notes vous aide à vous concentrer et vous donne une référence plus tard pour rappeler et renforcer le contexte de votre travail. Cela peut demander moins d’efforts que de rédiger une transcription complète, mais les notes prennent encore beaucoup de temps à formater, organiser et suivre. Chaque fois que vous avez besoin de prendre des notes sur quelque chose, vous devez le faire dans Odoo Notes.

Cela vous aide à rendre vos notes exploitables
La conversion de vos notes en une liste de tâches dans laquelle vous pouvez cocher des éléments vous permet de rester au courant de votre travail et vous garantit de ne pas manquer le suivi de ces éléments critiques. Ou, vous pouvez créer des notes à partir de vos nouvelles tâches. De cette façon, chaque fois que vous ajoutez quelque chose de nouveau à votre liste de tâches, vous disposez d’un espace parfait pour suivre vos pensées et vos notes.

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Recevez des rappels sur les notes de votre calendrier
Parfois, en tant qu’humains, nous faisons des erreurs et oublions des choses. Le suivi de toutes les actions que vous venez de noter peut être une tâche répétitive. Mais vous pouvez créer un flux de travail qui transforme automatiquement vos notes en rappels dans un calendrier afin que vous vous souveniez de vérifier vos notes.

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Stockage de documents et de fichiers dans le cloud
En ce qui concerne le travail à distance, la collaboration ne se fait pas uniquement par chat vidéo, mais également sur des fichiers. C’est pourquoi il est impératif de disposer d’une application permettant aux parties prenantes du projet de partager et d’éditer des fichiers avec leurs équipes distantes. C’est là que les applications de stockage cloud comme Odoo Documents peuvent être utiles. En déplaçant tous vos fichiers vers le cloud, cela garantit à votre équipe un accès ininterrompu aux documents, feuilles de calcul, présentations, vidéos et plus encore.

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Avec Documents, vous pouvez stocker plusieurs versions de tous vos documents et contrôler les droits d’accès pour vous assurer que chacun a accès à ce dont il a besoin. Vous avez également accès à l’historique des modifications de fichiers pour voir qui a changé quoi. De plus, il est plus facile de collaborer en temps réel et d’éviter d’envoyer des versions modifiées de documents dans les deux sens. C’est aussi un excellent moyen d’organiser le travail des pigistes et de votre équipe à distance lorsqu’ils doivent soumettre des projets.

Simplifiez la signature de documents
Bien que les stylos à encre et le papier puissent sembler appartenir au passé, les signatures ont toujours du poids et rendent les affaires réelles. Vous pouvez simplifier le processus et automatiser et signer des documents avec de l’encre numérique, et moderniser cet aspect ancien de l’entreprise.

Suivi du temps et productivité
L’un des défis du travail à distance est que les employeurs et les clients veulent savoir que le travail se fait et que la productivité ne manque pas. Dans le même temps, les employés ne veulent pas avoir des enregistrements constants, ils ne veulent pas non plus avoir l’impression que quelqu’un veille sur leur dos. C’est lorsque l’utilisation d’un outil de suivi du temps est pratique.

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C’est un excellent moyen pour les entreprises de mesurer la productivité des employés, mais aussi de tenir les employés responsables de leur travail. Du côté des employés, en particulier pour les pigistes et les entrepreneurs indépendants, un logiciel de suivi du temps peut être essentiel lorsqu’il s’agit d’envoyer des factures à la paie. Toutes les parties impliquées bénéficient d’un suivi impartial du temps et de la productivité.

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Conclusion – Travailler à domicile est là pour rester
Le verrouillage du virus corona a montré que le travail à distance était possible à une échelle beaucoup plus large que ce que de nombreuses entreprises avaient prévu. Les conditions de travail flexibles sont en train de devenir une nouvelle norme, et ce changement est perceptible dans la culture du travail.

Même après la fin de la pandémie, on s’attend à ce qu’il y ait davantage de changement culturel vers le travail à domicile comme norme et de nombreux employés voudront le faire, au moins pendant une partie de la semaine. D’un autre côté, les employeurs, les gestionnaires et les fondateurs se rendront compte que le bureau à domicile peut réellement contribuer à la productivité. Avec d’excellents outils, des ressources et une technologie de pointe, il n’a jamais été aussi simple de mettre en place un environnement de travail professionnel à la maison qui renforce l’efficacité.

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